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公明的ライフハック

石川博崇 参院議員 流

仕事を効率化するタスク管理・入門編

2021.11.25

 仕事に追われるビジネスマンにとっては、膨大な日程やタスクを把握することだけでも精一杯で、気付いた頃には期限が間近で慌ててしまうことも。今回は、外交官として、目まぐるしく変わる世界情勢を前にハードワークを乗り越えてきた経験を持つ公明党の石川博崇参院議員(大阪府本部代表)に、仕事の効率をアップさせるには、どうしたらいいか聞きました。

 ――外交官と聞くと華々しいイメージがあります。実際は、どんな仕事なのでしょうか。

 海外の大使館勤務時代は、さまざまなイベントの企画や大使の日程調整など、関係部局と密な協議をしながら進めていました。また日本に帰国後、ニューヨークの国連本部と仕事をした時には、14時間の時差があるため、常に時間との戦いでした。

ステップ1 分解して整理してみよう

 ――いろいろな種類の仕事が増えてくると、その分、ミスが多くなったり、期限内に作業を進められないこともあると、よく聞きます。どうしたらいいでしょうか。

 複数の仕事や予定が重なったら、タスク管理で、仕事の整理をするといいでしょう。細かく言えば、仕事内容を「分解」します。例えば、「商談で契約を取る」場合、「①アポを取る②相手先に訪問する③商談をする④契約してもらう」というように複数の手順で行われていますね。そうすると、いつ、どのように、どれだけやると効率が良くなるか分かります。また、予定にない業務が入ってきても、あらかじめ、分解した仕事の全体像を把握しておけば、事前に周囲に相談したり、オーバーワークを防ぐこともできます。

ステップ2 カレンダーアプリで仕事を視覚化してみよう

石川参院議員②

 ――タスク管理をする上で気を付けた方がいいことはありますか?

 タスク管理で仕事の整理をしたら、それを分かりやすいように何かにまとめるといいでしょう。頭の中に記憶しておくだけだと、抜けや漏れの原因になったり、次に何をすべきか思い出すのに余計な時間がかかります。

 そこで、お薦めしたいのが、スマートフォンで気軽にタスク管理に取り組める「カレンダーアプリ」です。自分の仕事を全て洗い出したら、予定やタスク内容、期限をアプリに詳しく書き込みます。私はグーグルカレンダーを使っています。予定ごとに色を付けられ、ひと目で次にやるべき仕事が分かるようになります。

 さらに、カレンダーアプリには、日記のように過去の記録を残すこともできます。スマホやパソコンで後から簡単に検索できるので、記録を続けていけばいくほど、自分にとっての貴重なデータベースになります。例えば、完了した仕事について、誰とどうやって取り組んだか、反省点は何だったかなどを書き込んでおけば、記録した情報を生かし、同じミスを繰り返さずに済みます。

ステップ3 優先順位は緊急度と重要度で見極めよう

石川参院議員③

 ――カレンダーアプリを日記として使えるとは知りませんでした。仕事の整理をしておけば、マルチタスクで仕事をしても、はかどりそうです。

 複数の仕事を同時に行うマルチタスクは、効率が上がるように思われるかもしれません。しかし、仕事は、優先順位を付けて取り組むことが大事です。一つ一つの仕事を集中して短時間で終わらせていけば、余計なことに気を散らさずに取り組め、生産性も上げられます。

 ――マルチタスクは、やらない方がいいのですね。優先順位はどのように付けていくといいのでしょうか。

 優先順位を見極めるには、緊急度と重要度で判断するといいでしょう。

①緊急かつ重要なこと
②緊急だが重要ではないこと
③緊急ではないが重要であること
④緊急でも重要でもないこと

 まずは、自分が抱えている仕事を、この4つに当てはめて考えてみましょう。この中で、優先順位が高いのはどれだと思いますか。まず、①「緊急かつ重要なこと」です。次に、②「緊急だが重要ではないこと」と思うかもしれませんが、実は③のように重要だけれども期限がまだ先の仕事こそ気を付けて下さい。つい先延ばしにしてしまい、「緊急ではなかった仕事」がいつの間にか、「緊急度の高い仕事」に変化し、②に分類されるような仕事に追われる毎日になってしまいます。全ての仕事に同じエネルギーをかけるのではなく、自分にとって重要な仕事に多くのエネルギーを注げられるように工夫してみましょう。

 ――自分の仕事について、しっかり振り返るところから始め、生産性アップにつなげていきたいと思います。

石川参院議員④

 私は、中東地域の大使館にアラビア語通訳として駐在し、その中で総理大臣の通訳官や天皇陛下のご通訳としても尽力しました。中東地域は、石油産出国などの世界的に非常に重要な国々があります。この地域の言語であるアラビア語を習得する方が、もっと増えることを期待しています。

【略歴】1973年生まれ。外務省で14年間勤務。参院議員2期(大阪選挙区)。元防衛大臣政務官。大阪府本部代表。創価大学工学部卒。

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